KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Bài tập ‘môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh’

“Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success.”  – Henry Ford (1863-1947)

Làm việc nhóm là một khái niệm phổ biến trong quản lý nhân sự hiện đại. Hiện nay các nhà tuyển dụng khi tuyển nhân sự, họ đặc biệt quan tâm đến khả năng làm việc nhóm của ứng viên. Ngay từ ghế giảng đường đại học, các bạn sinh viên hiện nay đã có nhiều cơ hội tiếp cận với ‘kỹ năng’ làm việc nhóm như: học nhóm, làm báo cáo, thuyết trình, đồ án, v/v. Đơn giản chỉ là làm việc cùng nhau nhưng mỗi cá nhân với tính cách, sở thích, quan điểm khác nhau sẽ lại làm nảy sinh nhiều vấn đề.

Tại sao TÔI PHẢI làm việc theo nhóm?

Chẳng ai là có thể cáng đáng hết mọi việc, dù bạn có quyết tâm và nỗ lực đến mức nào thì sự thật là năng lực của bạn vẫn có giới hạn. Tập hợp những cá nhân có năng lực và sở trường khác nhau, cùng nhau xác định mục tiêu và vạch ra phương pháp để đạt được chúng là một trong những quy trình giải quyết vấn đề cơ bản nhất của nhân loại.

Là thành viên của một nhóm, là cá thể của một tập thể dù lớn hay nhỏ, đều mang lại cho chúng ta điều kiện để kiểm soát bản thân tốt hơn, cơ hội để học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ từ đơn giản đến khó khăn, cũng như học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo của nhóm. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các thành viên.

Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thỏa mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng, giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người đứng đầu. Phối hợp những bộ óc khác nhau sẽ góp phần đưa ra các quyết định đúng đắn và tránh được sai sót, không chỉ mang lại hiệu quả cao cho công việc mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như công sức.

Để nhìn nhận được bản chất của quá trình làm việc nhóm, theo Thạc sỹ Marketing Mai Hiền Lê (Holcim Vietnam), thì một nhóm chính thức được hình thành theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1 : Phụ thuộc

Đây là giai đoạn hình thành của một nhóm. Khi đó các cá thể là một đám đông xa lạ, chịu sự điều động, sắp xếp của tổ chức, của người đứng đầu, thế nên gọi là phụ thuộc. Những hoạt động kết hợp nhau chỉ theo quy tắc giao tiếp cơ bản, mà chưa có sự hiểu biết tường tận về nhau.

Giai đoạn 2 : Độc lập

Đây là giai đoạn dễ dẫn đến sự xung đột nhất của nhóm làm việc. Các cá nhân đã bắt đầu có ý thức thể hiện bản thân, mong muốn được tập thể công nhận. Nhiều người không thể vượt qua cái tôi cá nhân để đi theo ý kiến của tập thể, cũng là do giai đoạn này, họ không được định hướng để dung hòa bản thân, nhìn thấy rõ vai trò của mình trong tập thể.

Giai đoạn 3 : Hợp tác

Đây là thời điểm mà các cá nhân trong nhóm bắt đầu có sự tương tác mạnh hơn, có sự thấu hiểu về nhau. Lúc này việc chấp nhận lẫn nhau trong kế hoạch làm việc của mình đã trở nên bình thường hóa với mỗi cá nhân. Giai đoạn này, ý thức nhóm đã bắt đầu hình thành, và phát triển cao lên ở giai đoạn tín nhiệm.

Giai đoạn 4 : Tín nhiệm

Còn gọi là giai đoạn vận hành. Lúc này, tất cả mọi thành viên đã hiểu thấu được điểm mạnh – yếu của từng thành viên trong nhóm, và sẵn sàng tin tưởng giao phó trách nhiệm phù hợp với họ trong từng kế hoạch cụ thể. Tinh thần hợp tác của một đội lúc này là cao nhất.

Nghệ thuật làm việc nhóm hiệu quả

Một nghiên cứu đăng trên Thời báo kinh tế Việt Nam mới đây cho thấy, tinh thần hợp tác của nhân viên Việt Nam trong một nhóm còn kém. Có nhiều nguyên nhân được đặt ra như: người quản lý chưa biết cách phê bình, để tình cảm xen vào công việc, nhân viên có tác phong chưa chuyên nghiệp, v/v. Nhiều công ty vẫn chưa tạo được một chuẩn mực nhất định cho nhân viên trong việc hoạt động và làm việc theo nhóm. Làm thế nào để làm việc nhóm có hiệu quả luôn là bài toán khó cho chúng ta, dù một thực tế rằng trong số quốc gia châu Á, chỉ số thông minh của người Việt Nam có phần nhỉnh hơn.

Từ Trung Tâm Tư Vấn Việc Làm Bang Massachusetts, tiến sĩ M.Ballot cho biết có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm.

1. Tin tưởng vào bản thân và đồng nghiệp
2. Bình tĩnh trong mọi tình huống
3. Tôn trọng ý kiến của đồng nghiệp
4. Khả năng hòa nhập, hợp tác
5. Tinh thần tự giác, có tổ chức
6. Khả năng làm việc dưới áp lực
7. Khả năng giao tiếp
8. Khả năng kiểm soát tình huống
9. Khả năng thuyết phục
10. Tinh thần lạc quan
11. Tinh thần trách nhiệm
12. Tính kiên trì
13. Quyết tâm vì mục tiêu chung
14. Nhạy bén trong xử lý tình huống
15. Biết lắng nghe

Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật,là ‘thành phần quan trọng’ của nhóm. Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đứng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn. Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.

Công thức 1+1>2

Làm việc theo nhóm ngày càng trở lên là một mô hình làm việc hiệu quả và được áp dụng rộng rãi nhưng việc thực hiện vẫn chưa theo đúng ý nghĩa của nó. Để tạo được một nhóm làm việc cùng nhau sao cho hiệu quả tốt nhất và không lãng phí nhân lực, trí lực, và thời gian thì không phải dễ. Nếu nhân viên cho rằng, mình không được lợi gì khi tham gia, họ sẽ không có động lực để tham gia xây dựng nhóm. Xây dựng tinh thần đồng đội là yếu tố quan trọng hàng đầu khi làm việc theo nhóm. Tinh thần đó chính là bí quyết để hiệu quả công việc luôn là 1+1>2.

Nếu kết quả là 1+1=2 thì không nên thành lập nhóm mà nên phân việc cho từng người. Vì khi ấy việc ai nấy làm, hiệu quả không tăng trong khi chi phí làm việc nhóm chắc chắn phải tăng. Tốt nhất, tập thể phải làm thế nào để kết quả là 1+1>2. Tức là đã thành lập nhóm thì kết quả công việc luôn luôn phải lớn hơn kết quả công việc so với khi để từng nhân viên làm việc riêng lẻ.

“Wearing the same shirts doesn’t make you a team.” – Buchholz and Roth

Thực tế trong một nhóm thường chỉ có khoảng 30-40% thành viên có trách nhiệm với công việc. Các thành viên còn lại hầu như chỉ xuất hiện cho có và không đóng góp gì nhiều trong quá trình làm việc. Trong khi thành quả của dự án được phân đều cho cả nhóm. Chính vì thế, cũng nên cân nhắc khi tổ chức một nhóm, những ai cần thiết, ai không cần thiết cho hoạt động của nhóm ? Như vậy mới tối ưu được sự hiệu quả và tránh lãng phí thời gian và nhân lực.

Khác với người Á Đông. đặc biệt là người Việt Nam ta, người phương Tây luôn phân biệt rạch ròi mối quan hệ giữa công việc và bạn bè. Tuy có cái tôi rất cao nhưng khi làm việc nhóm, họ sẵn sàng bỏ qua mối quan hệ cá nhân để hợp tác, mang đến kết quả công việc tốt nhất. Còn người Á Đông thường chỉ xây dựng mối quan hệ tốt ở vẻ bề ngoài. Chúng ta thường tỏ ra rất coi trọng nhau, nên những cuộc tranh luận trong nhóm thường được các bên nhúng nhường nhau và có vẻ dễ chịu.

Việc xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm quan trọng hơn tiến độ của công việc rất nhiều. Thông thường, những nhóm làm việc hiệu quả bởi nó tập hợp nhiều cá tính khác nhau. Mỗi thành viên có một cái nhìn khác nhau về cùng một vấn đề. Mâu thuẫn trong quan điểm cũng là một yếu tố để hình thành và hoàn thiện các ý tưởng.

Kết lại, khi áp lực công việc ngày càng cao, đòi hỏi ta phải liên kết với những cá nhân khác thì làm việc nhóm đã trở thành một kỹ năng sống còn trong bối cảnh hiện nay. Chỉ có thay đổi bản thân, thích ứng với mục tiêu chung thì chúng ta mới đạt được thành tích chung. Hãy biến sự xuất sắc của mình thành tinh thần giúp đỡ cho những thành viên khác trong nhóm. Cũng như câu nói nổi tiếng bao đời nay:

Một cây làm chẳng nên non.
Ba cây chụm lại, nên hòn núi cao.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s