ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG MỤC TIÊU SMART VÀO QUẢN LÝ CÁ NHÂN

BÀI TẬP MÔN ‘QUẢN TRỊ ĐẠI CƯƠNG’

Sử dụng kiến thức về Quản Trị Học để áp dụng vào bài toán quản lý cá nhân là việc đầu tiên mà mỗi sinh viên có thể tự thực hiện nhằm vận dụng và liên hệ thực tiễn những lý thuyết đã được học. Thông qua định nghĩa về quản trị, có thể hiểu quá trình quản lý cá nhân là quá trình “sử dụng hiệu quả những nguồn lực của bản thân nhằm đạt được mục tiêu cá nhân, qua những thay đổi của môi trường”. Một chiến lược quản lý thông minh sẽ được thể hiện qua một mục tiêu thông minh và một chiến lược hiệu quả. Áp dụng những nguyên tắc trong việc xây dựng mục tiêu (mô hình SMART) và phân tích môi trường, hình thành chiến lược (ma trận SWOT), mỗi cá nhân sẽ có thể tự đánh giá được những ưu-khuyết điểm của bản thân, các cơ hội và nguy cơ từ môi trường xung quanh. Đồng thời, qua hai công cụ trên, bản thân em cũng hy vọng sẽ xác định được một mục tiêu phấn đấu phù hợp cho bản thân, đồng thời tìm ra hướng đi nhằm thực hiện mục tiêu ấy.

SMART Goal Setting Concept

XÂY DỰNG MỤC TIÊU SMART

Hai yêu cầu cơ bản của mục tiêu đó chính là: rõ ràng và hiệu quả, đáp ứng các tiêu chí sau:

Specific: Mục tiêu phải rõ ràng
– Tốt nghiệp cử nhân loại giỏi (hệ chính quy), khoa Quản Lý Công Nghiệp, Đại học Bách Khoa Tp.HCM

Measurable: Mục tiêu có thể định lượng được
– Hoàn thành 15 ngày công tác xã hội
– Đạt chuẩn tiếng Anh IELTS 7.0 hoặc TOEIC 900
– Điểm trung bình môn (GPA) khi tốt nghiệp đạt tối thiểu 8.0

Achievable: Mục tiêu khả thi, phù hợp với tiềm lực, khả năng của bản thân
– Số ngày công tác xã hội đã hoàn thành hiện tại: 12 ngày (đạt 80% so với mục tiêu)
– Chuẩn tiếng Anh hiện tại: TOEIC 815 (đạt 90,55% so với mục tiêu)
– GPA hiện tại: 7.58 (đạt 94.75% so với mục tiêu)
– Tự đánh giá học lực bản thân: khá tốt

Relevant: Mục tiêu phải được xem xét dưới tác động từ môi trường, hoàn cảnh thực tế
– Hiện tại, chưa xuất hiện các yếu tố điều kiện khách quan từ phía bên ngoài có thể gây tác động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả học tập của bản thân – Gia đình và nhà trường luôn tạo điều kiện tốt cho việc học tập

Time-bound: Mốc thời gian để hoàn thành từng mục tiêu cụ thể
– Trước năm 2017 (trong vòng 9 học kỳ)

Ngoài ra, cũng có thể tiếp tục mở rộng tiêu chí xây dựng mục tiêu từ SMART thành SMARTER, với:

Engagement: Mục tiêu tốt là mục tiêu mang lại quyền lợi cho nhiều đối tượng
– Việc tốt nghiệp cử nhân loại giỏi không chỉ là niềm tự hào cho bản thân, lợi thế lớn khi bước vào thị trường lao động mà còn là niềm vui to lớn đối với gia đình, giáo viên và bạn bè

Relevant: Mục tiêu phải kết hợp nhiều yếu tố, mang lại lợi ích từ nhiều mặt
– Không chỉ tốt nghiệp loại giỏi, tích lũy đầy đủ những kiến thức mà còn phải tự trang bị những kĩ năng cần thiết để có thể thành công trong cuộc sống thông qua các cuộc thi, hoạt động ngoại khóa cùng với khả năng ngoại ngữ tốt (tiếng Anh)

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Bài tập ‘môn Giao Tiếp Trong Kinh Doanh’

“Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success.”  – Henry Ford (1863-1947)

Làm việc nhóm là một khái niệm phổ biến trong quản lý nhân sự hiện đại. Hiện nay các nhà tuyển dụng khi tuyển nhân sự, họ đặc biệt quan tâm đến khả năng làm việc nhóm của ứng viên. Ngay từ ghế giảng đường đại học, các bạn sinh viên hiện nay đã có nhiều cơ hội tiếp cận với ‘kỹ năng’ làm việc nhóm như: học nhóm, làm báo cáo, thuyết trình, đồ án, v/v. Đơn giản chỉ là làm việc cùng nhau nhưng mỗi cá nhân với tính cách, sở thích, quan điểm khác nhau sẽ lại làm nảy sinh nhiều vấn đề.

Tại sao TÔI PHẢI làm việc theo nhóm?

Chẳng ai là có thể cáng đáng hết mọi việc, dù bạn có quyết tâm và nỗ lực đến mức nào thì sự thật là năng lực của bạn vẫn có giới hạn. Tập hợp những cá nhân có năng lực và sở trường khác nhau, cùng nhau xác định mục tiêu và vạch ra phương pháp để đạt được chúng là một trong những quy trình giải quyết vấn đề cơ bản nhất của nhân loại.

Là thành viên của một nhóm, là cá thể của một tập thể dù lớn hay nhỏ, đều mang lại cho chúng ta điều kiện để kiểm soát bản thân tốt hơn, cơ hội để học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ từ đơn giản đến khó khăn, cũng như học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo của nhóm. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các thành viên.

Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thỏa mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng, giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người đứng đầu. Phối hợp những bộ óc khác nhau sẽ góp phần đưa ra các quyết định đúng đắn và tránh được sai sót, không chỉ mang lại hiệu quả cao cho công việc mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như công sức.

Để nhìn nhận được bản chất của quá trình làm việc nhóm, theo Thạc sỹ Marketing Mai Hiền Lê (Holcim Vietnam), thì một nhóm chính thức được hình thành theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1 : Phụ thuộc

Đây là giai đoạn hình thành của một nhóm. Khi đó các cá thể là một đám đông xa lạ, chịu sự điều động, sắp xếp của tổ chức, của người đứng đầu, thế nên gọi là phụ thuộc. Những hoạt động kết hợp nhau chỉ theo quy tắc giao tiếp cơ bản, mà chưa có sự hiểu biết tường tận về nhau.

Giai đoạn 2 : Độc lập

Đây là giai đoạn dễ dẫn đến sự xung đột nhất của nhóm làm việc. Các cá nhân đã bắt đầu có ý thức thể hiện bản thân, mong muốn được tập thể công nhận. Nhiều người không thể vượt qua cái tôi cá nhân để đi theo ý kiến của tập thể, cũng là do giai đoạn này, họ không được định hướng để dung hòa bản thân, nhìn thấy rõ vai trò của mình trong tập thể.

Giai đoạn 3 : Hợp tác

Đây là thời điểm mà các cá nhân trong nhóm bắt đầu có sự tương tác mạnh hơn, có sự thấu hiểu về nhau. Lúc này việc chấp nhận lẫn nhau trong kế hoạch làm việc của mình đã trở nên bình thường hóa với mỗi cá nhân. Giai đoạn này, ý thức nhóm đã bắt đầu hình thành, và phát triển cao lên ở giai đoạn tín nhiệm.

Giai đoạn 4 : Tín nhiệm

Còn gọi là giai đoạn vận hành. Lúc này, tất cả mọi thành viên đã hiểu thấu được điểm mạnh – yếu của từng thành viên trong nhóm, và sẵn sàng tin tưởng giao phó trách nhiệm phù hợp với họ trong từng kế hoạch cụ thể. Tinh thần hợp tác của một đội lúc này là cao nhất.

Nghệ thuật làm việc nhóm hiệu quả

Một nghiên cứu đăng trên Thời báo kinh tế Việt Nam mới đây cho thấy, tinh thần hợp tác của nhân viên Việt Nam trong một nhóm còn kém. Có nhiều nguyên nhân được đặt ra như: người quản lý chưa biết cách phê bình, để tình cảm xen vào công việc, nhân viên có tác phong chưa chuyên nghiệp, v/v. Nhiều công ty vẫn chưa tạo được một chuẩn mực nhất định cho nhân viên trong việc hoạt động và làm việc theo nhóm. Làm thế nào để làm việc nhóm có hiệu quả luôn là bài toán khó cho chúng ta, dù một thực tế rằng trong số quốc gia châu Á, chỉ số thông minh của người Việt Nam có phần nhỉnh hơn.

Từ Trung Tâm Tư Vấn Việc Làm Bang Massachusetts, tiến sĩ M.Ballot cho biết có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả năng làm việc theo nhóm.

1. Tin tưởng vào bản thân và đồng nghiệp
2. Bình tĩnh trong mọi tình huống
3. Tôn trọng ý kiến của đồng nghiệp
4. Khả năng hòa nhập, hợp tác
5. Tinh thần tự giác, có tổ chức
6. Khả năng làm việc dưới áp lực
7. Khả năng giao tiếp
8. Khả năng kiểm soát tình huống
9. Khả năng thuyết phục
10. Tinh thần lạc quan
11. Tinh thần trách nhiệm
12. Tính kiên trì
13. Quyết tâm vì mục tiêu chung
14. Nhạy bén trong xử lý tình huống
15. Biết lắng nghe

Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật,là ‘thành phần quan trọng’ của nhóm. Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đứng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn. Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.

Công thức 1+1>2

Làm việc theo nhóm ngày càng trở lên là một mô hình làm việc hiệu quả và được áp dụng rộng rãi nhưng việc thực hiện vẫn chưa theo đúng ý nghĩa của nó. Để tạo được một nhóm làm việc cùng nhau sao cho hiệu quả tốt nhất và không lãng phí nhân lực, trí lực, và thời gian thì không phải dễ. Nếu nhân viên cho rằng, mình không được lợi gì khi tham gia, họ sẽ không có động lực để tham gia xây dựng nhóm. Xây dựng tinh thần đồng đội là yếu tố quan trọng hàng đầu khi làm việc theo nhóm. Tinh thần đó chính là bí quyết để hiệu quả công việc luôn là 1+1>2.

Nếu kết quả là 1+1=2 thì không nên thành lập nhóm mà nên phân việc cho từng người. Vì khi ấy việc ai nấy làm, hiệu quả không tăng trong khi chi phí làm việc nhóm chắc chắn phải tăng. Tốt nhất, tập thể phải làm thế nào để kết quả là 1+1>2. Tức là đã thành lập nhóm thì kết quả công việc luôn luôn phải lớn hơn kết quả công việc so với khi để từng nhân viên làm việc riêng lẻ.

“Wearing the same shirts doesn’t make you a team.” – Buchholz and Roth

Thực tế trong một nhóm thường chỉ có khoảng 30-40% thành viên có trách nhiệm với công việc. Các thành viên còn lại hầu như chỉ xuất hiện cho có và không đóng góp gì nhiều trong quá trình làm việc. Trong khi thành quả của dự án được phân đều cho cả nhóm. Chính vì thế, cũng nên cân nhắc khi tổ chức một nhóm, những ai cần thiết, ai không cần thiết cho hoạt động của nhóm ? Như vậy mới tối ưu được sự hiệu quả và tránh lãng phí thời gian và nhân lực.

Khác với người Á Đông. đặc biệt là người Việt Nam ta, người phương Tây luôn phân biệt rạch ròi mối quan hệ giữa công việc và bạn bè. Tuy có cái tôi rất cao nhưng khi làm việc nhóm, họ sẵn sàng bỏ qua mối quan hệ cá nhân để hợp tác, mang đến kết quả công việc tốt nhất. Còn người Á Đông thường chỉ xây dựng mối quan hệ tốt ở vẻ bề ngoài. Chúng ta thường tỏ ra rất coi trọng nhau, nên những cuộc tranh luận trong nhóm thường được các bên nhúng nhường nhau và có vẻ dễ chịu.

Việc xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm quan trọng hơn tiến độ của công việc rất nhiều. Thông thường, những nhóm làm việc hiệu quả bởi nó tập hợp nhiều cá tính khác nhau. Mỗi thành viên có một cái nhìn khác nhau về cùng một vấn đề. Mâu thuẫn trong quan điểm cũng là một yếu tố để hình thành và hoàn thiện các ý tưởng.

Kết lại, khi áp lực công việc ngày càng cao, đòi hỏi ta phải liên kết với những cá nhân khác thì làm việc nhóm đã trở thành một kỹ năng sống còn trong bối cảnh hiện nay. Chỉ có thay đổi bản thân, thích ứng với mục tiêu chung thì chúng ta mới đạt được thành tích chung. Hãy biến sự xuất sắc của mình thành tinh thần giúp đỡ cho những thành viên khác trong nhóm. Cũng như câu nói nổi tiếng bao đời nay:

Một cây làm chẳng nên non.
Ba cây chụm lại, nên hòn núi cao.

KĨ NĂNG KHEN, PHÊ BÌNH VÀ QUẢN LÝ MÂU THUẪN

BÀI TẬP ‘GIAO TIẾP TTRONG KINH DOANH’

Trung ngôn nghịch nhĩ
Phản ngôn thuận nhĩ

Kĩ năng khen & phê bình

Bàn về khen thưởng và phê bình là bàn đến một khía cạnh của ‘nghệ thuật giáo dục con người’. Để giáo dục con người, thông thường người ta sử dụng các hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình và phê bình, khen thưởng và kỷ luật… Nhưng không phải lúc nào cũng có tác dụng tích cực. Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, nên tiến hành trong không gian và thời gian nào, đều là những vấn đề mang tính nghệ thuật. Bởi mỗi quyết định khác nhau sẽ cho ra các kết quả không giống nhau. Sự không phù hợp trong việc ra lời khen hoặc lời phê bình chẳng những không giúp cho con người ta phát triển theo chiều hướng tích cực mà trái lại sẽ làm tăng thêm tính tiêu cực trong tư tưởng lẫn hành vi của họ.

Một nhà lãnh đạo tốt phải đưa ra các nhận xét chính xác trên một tinh thần xây dựng. Khen và phê bình đúng lúc và đúng mức có tác dụng động viên rất cao. Trên thực tế, rất nhiều nhà quản lý lại không biết cách khen ngợi hay phê bình vì không vượt qua được bản thân hay để cho cảm tình cá nhân xen vào công việc.

Các phát hiện cho thấy, những người biết cách khen người khác nhận được nhiều lợi ích. Rõ ràng nhất, khi bạn biết cách khen người khác, bạn sẽ có nhiều cơ hội nhận được sự yêu thích từ họ, đó là một lợi thế không dễ dàng có được. Tất cả chúng ta đều phải phải thừa nhận rằng mình thích nhận được những lời khen ngợi hơn là những lời phê bình. Điều này là do hai nhu cầu quan trọng nhất của chúng ta – nhu cầu được yêu thương và được chứng tỏ bản thân.

Điều ít được mọi người biết đến là khen ngợi người khác cũng chính là làm tăng niềm vui của bản thân. Có nhiều nguyên nhân tại sao việc khen người khác làm tăng hạnh phúc của chính bạn. Có lẽ nguyên nhân quan trọng nhất là khi bạn khen người khác thì bạn cũng xem mình như một người rộng lượng. Ngược lại, khi bạn phê bình một ai đó, bạn khiến mình trở nên ích kỷ và thiếu bình tĩnh trước người khác, do đó vô tình hạ thấp hình ảnh của bản thân. Việc phê bình người khác có thể tạm thời nâng cao vị thế của bạn và làm bạn cảm thấy thoải mái. Nhưng theo thời gian, nếu bạn bắt đầu phụ thuộc vào chiến lược này nhằm thể hiện bản thân mình, nó sẽ nhanh chóng phản tác dụng. Chỉ trích người khác sẽ khiến cho họ có xu hướng muốn ‘phản công’ lại bạn. Tất nhiên bạn có thể tránh việc nhận lại sự phê bình tiêu cực bằng cách nói xấu/phê bình sau lưng họ. Nhưng một khi bạn rơi vào tuýp người quen phê bình người khác, bạn đã vô tình thu hút về mình những người có suy nghĩ tiêu cực giống với bạn và xua đuổi những người rộng lượng và tích cực.

Bản năng khiến chúng ta ít khi để ý đến người khác mà chỉ tập trung quan tâm đến bản thân.

Nói xấu sau lưng người khác chính là tự hạ thấp bản thân mình

Nói xấu sau lưng người khác chính là tự hạ thấp bản thân

Có lẽ cách tốt nhất để trở thành người biết quan tâm là buộc bản thân mình phải có thói quen tìm thấy điều gì đó đáng để khen ngợi ở bất kỳ ai xung quanh mình. Vấn đề không nằm ở chỗ liệu những khía cạnh mà bạn yêu thích ở người khác có ‘quan trọng’ hay không; điều quan trọng là bạn phải thành thực trong lời khen của mình. Tạo thói quen tìm thấy những điều đáng khen ở người khác sẽ dần giúp bạn tư duy tích cực hơn trong ứng xử và giao tiếp. Ban đầu, bạn có thể khó mà từ bỏ được lối suy nghĩ cũ của mình; quả thực nếu bạn đã quen với việc chỉ trích thì điều đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn về một người chỉ có thể là những điểm tiêu cực. Phần lớn chúng ta quyết định thích hoặc ghét một người nào đó chỉ trong vài giây đầu tiên gặp họ, nhưng sự thật mà ai cũng biết là tất cả chúng ta đều là một sự kết hợp của nhiều yếu tố tích cực và tiêu cực.

Có ba đặc điểm quan trọng ở người biết cách đưa ra lời phê bình tích cực.

Thứ nhất, họ không vị kỷ, không giận dữ hoặc lo sợ trong lúc đưa ra những nhận xét của mình. Nếu bạn để ý thấy mình đang căng thẳng khi đưa ra một lời phê bình thì đó là dấu hiệu cho thấy có thể bạn đang vị kỷ hoặc thiếu khách quan.

Thứ hai, người phê bình tốt là người có lòng tự trọng cao và biết kiềm chế. Điều này khá quan trọng vì người bị phê bình có thể đả kích và phê bình ngược lại, thậm chí xúc phạm. Một cái đầu lạnh là cần thiết để có thể giữ được sự mạnh mẽ về mặt tinh thần, cảm xúc và không trả đũa lại.

Cuối cùng, người biết cách phê bình là người sắc sảo và tinh tế trong giao tiếp (socially intelligent). Họ biết chọn đúng thời điểm để đưa ra lời phê bình. Vì con người hiếm khi có tâm trạng phù hợp để tiếp thu những phản hồi tiêu cực mà không phòng vệ. Lời phê bình nếu không được nhìn nhận đúng sẽ như một sự tấn công và bản năng tự nhiên của chúng ta là phòng vệ và phản kháng. Người bị phê bình sẽ có xu hướng tìm các lý lẽ giải thích vì sao lời phê bình không có giá trị. Con người tiếp thu phản hồi tiêu cực tốt hơn khi họ đang có tâm trạng tốt. Vậy nên, người giỏi về nghệ thuật phê bình hiểu điều này và biết chọn thời điểm sao cho người nhận luôn có tâm trạng tốt trước khi đưa ra phê bình và nhận xét.

criticism sandwich

Khen và chê không chỉ thể hiện trình độ giao tiếp của mỗi người, nó còn quyết định đến sự tồn tại của các mối quan hệ. Với vị trí đặc thù của người quản lý, việc hoàn thiện kĩ năng ra lời khen và lời phê bình là vô cùng quan trọng. Những nguyên tắc không thể bỏ qua bao gồm:

Phê bình riêng
Ai cũng có tính sĩ diện của mình. Nếu người ta có lỗi, bạn “sửa gáy” người ta ngay trước mặt đồng nghiệp, hay bạn bè, lòng tự ái bị tổn thương, sẽ biến thành lòng căm thù, chứ không giúp người tiến bộ. Nếu bắt quả tang người khác phạm lỗi, hãy bình tĩnh gọi riêng, nói nhỏ. Cô giáo chủ nhiệm cấp 3 của tôi đã từng áp dụng đúng như vậy. Học sinh nào vi phạm hay có lỗi, dù là ban cán sự hay thành phần cá biệt, cô đều gọi ra góc riêng để nói chuyện vào giờ giải lao. Khéo léo và tế nhị như vậy, người có lỗi sẽ vừa thầm biết ơn, nể trọng và tự nhận thức được lỗi lầm của mình.

Khen trước, chê sau
Không ai chỉ toàn có khuyết điểm. Trước khi phê bình ai về điểm nào đó, hãy khen ngợi những điểm mạnh, những thành tích của họ. Sau đó nhắc tới những điểm ‘cần rút kinh nghiệm’, thì sự phê bình ấy sẽ ‘dễ ngấm’ hơn, hiệu quả hơn.

Đồng cảm
Đặt mình vào vị trí của người khác mà xem xét, ứng xử. Hãy thử nói rằng: “Có thể trong hoàn cảnh như bạn, tôi cũng làm như thế. Tuy nhiên, điều đó là không hay, bởi nó thực sự tốt cho chính bạn và cho tập thể.”

Lấy công chuộc tội
Là cách phê bình dễ chấp nhận nhất. Kế toán viên báo giá sai, hãy yêu cầu cô ấy làm lại. Học sinh nghỉ học không phép, hãy yêu cầu em ấy làm thêm bài tập về nhà để ‘bù’ lại. Nhân viên làm đổ nước ra sàn nhà, hãy nhẹ nhàng bảo họ nhanh chóng lau khô. Cách làm này giúp người mắc lỗi hiểu rằng việc làm không tốt của mình ‘phải trả giá’, tự than họ hiểu rằng mình phải chú ý làm tốt hơn.

Chúng ta vẫn thường xuyên nói “học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, “tự phê và phê bình theo tư tưởng Hồ Chí Minh”, nhưng gần như ai cũng thấy đó là điều không dễ. Tự phê và phê bình là vấn đề tất yếu của cuộc sống, là quy luật trưởng thành của con người sinh ra ai cũng có bản tính lương thiện. Quá trình lớn lên, trải qua các ứng xử với tự nhiên, xã hội hình thành nhân cách, cá tính khác nhau. Tự phê bình để nhận rõ và gạt đi những bụi bẩn cũng “như công việc tắm gội, rửa mặt hàng ngày” không thể thiếu được. Hoạt động trong điều kiện càng nhiều khó khăn, đòi hỏi thử thách càng lớn, càng làm cho con người dễ sinh ra khuyết điểm. Theo Hồ Chí Minh, cha đẻ của mọi thứ khuyết điểm là chủ nghĩa cá nhân:

Chủ nghĩa cá nhân là thứ vi trùng rất độc, từ nó sinh ra các thứ bệnh rất nguy hiểm.

Bệnh tham lam, lười biếng, ba hoa, bè phái, ham danh vị, quân phiệt, quan liêu, xa rời con người, hẹp hòi, chuộng hình thức, lối làm việc bàn giấy, vô kỷ luật, ích kỷ… đều từ đó mà ra. Để điều trị các chứng bệnh ấy không có thuốc đặc hiệu nào hơn là tự phê bình và phê bình. Thường xuyên tự phê bình và phê bình mới giúp chúng ta thấy được khuyết điểm để sữa chữa, nhờ đó mà làm cho tập thể vững mạnh lên.

Tuy nhiên trong thực tế, tự phê và phê bình là việc làm không dễ, một vấn đề rất nhạy cảm, đụng chạm đến từng cá nhân, tổ chức. Tâm lý của con người là thích được khen hơn bị chê. Mọi người dễ cho rằng tự nói ra khuyết điểm, tự nhận khuyết điểm nghĩa là tự thừa nhận sự non kém của mình. Trước uy tín, vị thế, chức tước, địa vị và nghề nghiệp của bản thân, mấy ai dám dũng cảm thừa nhận cái sai, cái dốt, cái kém của mình? Phê bình đã khó, tự phê bình càng khó khăn hơn. Trong thực tế cuộc sống đã không ít trường hợp người ta mượn cớ tự phê bình để nhân đó phê bình mạnh mẽ hơn đồng chí của mình. Đối với những tập thể yếu kém, hoặc có vấn đề đoàn kết nội bộ; những tập thể, cá nhân đang chạy theo thành tích thì việc tự phê và phê bình thường thực hiện một cách hình thức. Hồ Chí Minh cũng cho rằng:

Khuyết điểm cũng như chứng bệnh, phê bình cũng như uống thuốc. Sợ phê bình cũng như có bệnh mà không dám uống thuốc, để đến nổi bệnh ngày càng nặng… Nể nang không dám tự phê bình để cho khuyết điểm mình chứa chất lại, khác nào mình tự bỏ thuốc độc cho mình.

“Nhân vô thập toàn” càng đảm nhiệm nhiều công việc thì càng dễ có sai lầm khuyết điểm nhiều hơn. Điều quan trọng là ở chỗ có có dám tìm ra khuyết điểm để sữa chữa hay không. Tự phê bình và sữa chữa có khi dễ, nhưng có khi cũng khó khăn, đau đớn vì tự ái, vì thói quen, hoặc vì nguyên nhân khác. Đó là cả một cuộc đấu tranh.

Người mắc khuyết điểm hôm nay, ngày mai chưa chắc đã mắc khuyết điểm. Người hôm nay chưa mắc khuyết điểm chưa chắc ngày mai cũng không mắc khuyết điểm.

Kĩ năng quản lý và giải quyết mâu thuẫn

Lời nói chẳng mất tiền mua,
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.

Bất đồng quan điểm, ý kiến khác nhau trong công việc là điều hết sức bình thường và cũng hết sức cần thiết để có thể xuất hiện những thay đổi, sáng tạo trong cách giải quyết vấn đề cũng như cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, hiểu rõ những tác dụng tích cực của sự khác biệt ý kiến và giải quyết những mâu thuẫn là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.

Cuộc sống luôn phức tạp và mâu thuẫn gần như xuất hiện mọi lúc, mọi nơi. Mâu thuẫn với cha mẹ, anh chị em, bạn bè, đồng nghiệp – tất cả có thể làm bạn rất khó chịu, và nếu không biết cách giải quyết, kết quả sẽ là những bất đồng gay gắt và ảnh hưởng xấu đến cuộc sống và công việc, thậm chí là hạnh phúc của bản thân chúng ta. Cần hiểu rõ bản chất thực sự của mâu thuẫn, có ba loại mâu thuẫn thường gặp bao gồm mâu thuẫn trong công việc, trong quan hệ hay việc bất đồng trong quan điểm các bên.

16451Criticizing Để có thể tránh những cuộc đấu đá không cần thiết và chuyển từ tình huống tiêu cực sang tích cực, và đem lại kết quả tốt đẹp cho các bên, hãy luôn đặt mình trong tâm thế sẵn sàng cho một cuộc nói chuyện thẳng thắn. Bạn cần phải xác định vai trò của mình, và cố gắng hiểu kỹ hơn về đối phương để có thể bắt đầu câu chuyện rõ ràng và hiệu quả hơn.

Đầu tiên, hãy nói cho họ biết bản chất mâu thuẫn hai bên đang gặp phải là gì và thử tìm hiểu xem đối phương nhìn nhận vấn đề như thế nào, có giống với cách nhìn nhận của bạn hay không. Dù cho tính chất của mâu thuẫn như thế nào, cũng đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện. Mâu thuẫn sẽ dễ dàng được giải quyết bằng những cái nhìn khách quan thay vì cảm xúc cá nhân. Hãy chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện này để bạn có thể tìm được giải pháp. Hãy nói chuyện trực tiếp, ở một nơi riêng tư nếu có thể, đừng dùng email hay điện thoại chỉ vì bạn cảm thấy ngại, vì email hay điện thoại sẽ hạn chế những hiệu quả của một cuộc trao đổi nghiêm túc. Đảm bảo rằng người kia thấy rằng bạn thật sự muốn tốt cho cả hai bên, chứ không phải là bạn chỉ quan tâm đến lợi ích của bản thân bạn là yếu tố quan trọng nhất.

Tạo điều kiện cho đối phương bày tỏ suy nghĩ bằng cách đặt những câu hỏi giúp bạn hiểu thêm về cách nhìn nhận vấn đề của người ấy, xóa bỏ được những hiểu lầm và xác định rõ hơn nguyên nhân của vấn đề. Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe và hiểu những gì họ nói. Lắng nghe một cách chủ động và cởi mở chính là chìa khóa đi đến giải pháp.

Dù vậy, vẫn có khả năng cuộc gặp gỡ sẽ trở nên tồi tệ hơn. Những cuộc trao đổi sẽ trở thành cuộc đấu khẩu nếu bạn hoặc đối phương để cho cảm xúc cá nhân chen vào. Trước khi bầu không khí nóng lên và mọi thứ trở nên căng thẳng, hãy tìm cách đưa câu chuyện trở về những mối quan tâm chung của hai bên. Bạn có thể không giải quyết được mâu thuẫn dựa trên những vấn đề của quá khứ, nhưng bàn về những mối quan tâm chung trong tương lai, bạn hoàn toàn có thể hòa giải được bất đồng. Còn nếu đồng nghiệp của bạn là một người quá khích, tốt nhất bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện, tạm thời ngăn sự quá khích của người ấy, cũng như tránh làm tăng sự mâu thuẫn giữa hai bên. Cách này sẽ giúp bạn biết cần phải làm gì tiếp theo. Nếu tất cả các biện pháp đều không hiệu quả, hãy rút lui và tìm một bên thứ ba để giải quyết.

Có mâu thuẫn mới có phát triển.

Môi trường làm việc cạnh tranh hiện nay giữa thời buổi thông tin và giáo dục phát triển như vũ bão, thì mâu thuẫn lại càng xuất hiện nhiều hơn. Tận dụng cơ hội để phát triển là xu hướng chung, bắt buộc chúng ta phải tự thay đổi cách nhìn, cách tiếp cận cũng như tôn trọng những người xung quanh mình hơn.

GIAO TIẾP BẰNG NGÔN NGỮ VÀ GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

Bài tập môn ‘Giao Tiếp Trong Kinh Doanh’

Có một thực tế là chúng ta không thể có được những định nghĩa thực sự chính xác cho mọi khái niệm. Đặc biệt là với những vấn đề mang tính mô phỏng cao và có liên hệ chặt chẽ đến các hoạt động của xã hội con người như ‘giao tiếp’ và ‘ngôn ngữ’, tùy vào thái độ nhìn nhận cũng như mục đích sử dụng thông tin mà từng đối tượng sẽ có cách tiếp cận và phân loại vấn đề theo nhiều hướng khác nhau. Nói theo cách khác, một lập trình viên máy tính sẽ không định nghĩa ‘ngôn ngữ’ theo cách của một giáo viên dạy tiếng Pháp, hay một bác sĩ tâm lí sẽ hiểu về ‘giao tiếp’ khác với một doanh nhân.

Giao tiếp & Ngôn ngữ

Dù có hiểu hay định nghĩa theo cách nào đi chăng nữa, sự thật là chúng ta vẫn đang giao tiếp và sử dụng ngôn ngữ hằng ngày, hằng giờ. Gõ từ ‘giao tiếp’ vào thanh tìm kiếm của Google và hơn 188 triệu kết quả sẽ xuất hiện chỉ trong vòng 0,24 giây; tương tự là 18,3 triệu kết quả trong 0,28 giây với từ ‘ngôn ngữ’. Và tất nhiên, kết quả đầu tiên (như mọi khi) sẽ là từ Wikipedia, cụ thể như sau:

Giao tiếp – Communication (tiếng Latin là commūnicāre, tức ‘chia sẻ’) là một hoạt động trao đổi thông tin bao gồm những suy nghĩ, thông điệp, và dữ liệu thông qua lời nói, tín hiệu, kí hiệu, kí tự hay hành vi, dưới nhiều hình thức và mục đích khác nhau. Đó là sự kết hợp phức tạp giữa các quá trình tiếp xúc tâm lí và trao đổi thông tin, hiểu biết đối tượng và cuối cùng là tác động, ảnh hưởng giữa các đối tượng với nhau. Từ đó, giao tiếp trở thành phương tiện để xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa con người, đồng thời hiện thực hóa mối quan hệ xã hội giữa các chủ thể.”

Ngôn ngữ – Language (tiếng Latin là lingue, tức ‘cái lưỡi’) là hệ thống các phép biễu diễn, ẩn dụ thông qua điệu bộ, cử chỉ, âm thanh, ký hiệu, chữ viết, v/v. được sử dụng theo các trình tự và quy tắc ngữ pháp phức tạp, nhằm mục đích mô phỏng, truyền tải thông tin hay suy luận, tùy vào các tiêu chí, tiêu chuẩn và hoàn cảnh khác nhau.”

Cần phân biệt giữa ngôn ngữ với lời nóitừ. Ngôn ngữlời nói tuy thống nhất nhưng không đồng nhất. Còn từ là đơn vị sẵn có trong ngôn ngữ. Từ là đơn vị nhỏ nhất, cấu tạo ổn định, mang nghĩa hoàn chỉnh, được dùng để cấu thành nên câu. Trong ngôn ngữ học, từ là đối tượng nghiên cứu của nhiều cấp độ khác nhau như cấu tạo, hình thái, ngữ âm, phong cách, cú pháp…

Cũng có tài liệu cho rằng ‘ngôn ngữ là tập hợp các hệ thống giao tiếp’. Theo đó, giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, còn ngôn ngữ là công cụ để truyền đạt thông tin. Nói theo cách bắt cầu thì ngôn ngữ là công cụ cho giao tiếp. Do vậy, tôi không hoàn toàn đồng ý với cách gọi ‘giao tiếp phi ngôn ngữ’, bởi rõ ràng là chúng ta không thể giao tiếp mà không thông qua bất kì một loại công cụ (ngôn ngữ) nào. Có chăng nên phân loại theo giao tiếp bằng ngôn ngữ trực tiếp (bao gồm ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết, ngôn ngữ kí hiệu,…) và ngôn ngữ gián tiếp (còn gọi là ngôn ngữ hình thể, bao gồm sự kết hợp giữa giọng điệu, cách nhấn nhá, cử chỉ, nét mặt, liên hệ qua các giác quan như thị giác, xúc giác cùng với các đối tượng đi kèm như trang phục, trang điểm, tư thế,…). Tất cả những hệ thống tín hiệu gián tiếp này đều mang hệ mã riêng và những công trình nghiên cứu ngày nay đã ghi nhận hơn một triệu bản mã và tín hiệu liên quan đến ngôn ngữ cơ thể.

Một buổi sinh hoạt chủ đề của CLB Tiếng Anh trường ĐH Bách Khoa TP.HCM (UTEC)

Một buổi sinh hoạt chủ đề của CLB Tiếng Anh trường ĐH Bách Khoa TP.HCM (UTEC)

Điều này cũng thể hiện nên nét độc đáo, phức tạp nhưng hiệu quả của hệ thống ngôn ngữ loài người. Giao tiếpngôn ngữ đều hình thành dựa trên việc học tập, bắt nguồn từ các quy ước xã hội và luôn luôn thay đổi theo thời gian, hoàn cảnh. Theo các nhà phân tích thì một người được cho là có kĩ năng giao tiếp tốt khi họ biểu đạt toàn bộ thông tin theo tỉ lệ 38% là chọn từ ngữ, 7% nằm ở ngữ điệu và 55% còn lại là ngôn ngữ cơ thể. Các chuyên gia cũng ước tính rằng trong một cuộc đàm phán kéo dài khoảng 30 phút, hai người có thể trao đổi hơn 800 thông điệp khác nhau mà không thông qua lời nói. Nếu cả hai người đều không hiểu hoặc không nhận ra những thông điệp này, thì cả hai chỉ dừng lại ở mức độ giao tiếp thấp. Cho nên không có gì đáng ngạc nhiên khi kết quả của nhiều cuộc đàm phán không đạt đến đích. Vì vậy, có thể khẳng định ‘giao tiếp ngôn ngữ’ và ‘giao tiếp phi ngôn ngữ’ (theo cách gọi phổ biến) có mối quan hệ tương hỗ chặt chẽ với nhau.

Nghệ thuật hay năng khiếu?

Nhiều người cho rằng giao tiếp là một dạng năng khiếu, là cái ‘duyên’ riêng của mỗi người. Cái ‘duyên’ đó đa phần xuất phát từ một giọng nói dễ nghe, ngoại hình ưa nhìn, cùng một gương mặt sáng – những yếu tố tự nhiên của cơ thể mà chúng ta không thể dễ dàng thay đổi. Dù vậy, đừng quên rằng các diễn giả hàng đầu thế giới như Anthony Robbins, Dale Carnegie, hay gần đây là Nick Vujicic, những con người có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến hàng triệu cuộc đời khác, đều luôn có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và chuyên nghiệp chuẩn bị cho mình từ từng câu chữ, lời thoại cho đến quần áo, kiểu tóc, thời điểm xuất hiện… Ngôn ngữ là phương tiện để biểu lộ suy nghĩ, ý định hoặc trạng thái của mỗi người và dĩ nhiên, nó cũng có thể được dùng để che giấu, đánh lạc hướng người khác. Vì ngôn ngữ gắn liền với ý thức, nên tất nhiên nó phải được sử dụng một cách có chủ định theo ý thức. Ít người biết rằng các tổng thống Mỹ thậm chí còn được tư vấn về độ bóng của đôi giày khi mang. Một đôi giày da sáng loáng hoàn hảo sẽ gây cảm giác xa cách, bóng bẩy và trưởng giả, trong khi một đôi giày hiệu Johnston & Murphy được đánh bóng mức độ vừa phải sẽ tạo dựng hình ảnh của một người đàn ông đẳng cấp, luôn bận rộn và tận tụy với cử tri.

Tổng thống Mỹ Bill Clinton trong chiến dịch tranh cử năm 1992

Tổng thống Mỹ Bill Clinton trong chiến dịch tranh cử năm 1992

Các nghiên cứu cho thấy, cách nhấn nhá câu chữ, giọng điệu và cử chỉ một người khi đang nói (ngôn ngữ hình thể) mang lại ấn tượng và hiệu quả vượt trội so với nội dung thật sự trong lời nói của họ. Người ta đánh giá đối phương chỉ trong 7 giây gặp gỡ đầu tiên và 73% thông điệp không nằm ở lời nói. Cùng một câu hỏi: “Bạn đang nghĩ gì vậy?”, nhưng chỉ với cách lên giọng, nhấn chữ và nét mặt khác nhau sẽ thể hiện nhiều thái độ và cảm xúc khác nhau của người nói. Tài giao tiếp là thành quả của cả một quá trình học tập, rèn luyện và chuẩn bị kĩ lưỡng trên nhiều phương diện và yếu tố. Không cần phải quá đầu tư và công phu, chúng ta hoàn toàn có thể tự mình xây dựng một nền tảng về kiến thức giao tiếp chuyên nghiệp và hiệu quả để phục vụ cho nghề nghiệp và cuộc sống của chính mình.

Chìa khóa của giao tiếp nằm ở óc quan sát, còn sức mạnh của giao tiếp thể hiện ở khả năng sử dụng ngôn ngữ đắt giá, trình bày lưu loát, cùng phong thái tự tin, giúp nâng cao ý tưởng và nâng tầm thông điệp. Với những nhà diễn thuyết chuyên nghiệp, họ biết rằng, để thu hút và gây ấn tượng với người nghe, họ chỉ có một vài phút để có một phần mở đầu hoàn hảo. Do đó, trong khoảng thời gian ngắn ngủi này, họ vận dụng rất nhiều kỹ năng như mở đầu bằng một tình huống gây sốc, những con số thống kê, một câu chuyện hài hước, những câu hỏi bất ngờ… thay vì chỉ giới thiệu theo kiểu công thức thông thường. Điều quan trọng là, người nói phải kết nối được với người nghe, không chỉ truyền tải thông điệp mà còn truyền tải cảm hứng. Họ phải đặt mình vào vị trí người nghe, tôn trọng và chiếm lấy trái tim của khán giả.

“Nghệ thuật không đòi hỏi bạn phải có năng khiếu, nhưng nghệ thuật đỉnh cao thì có.”

Giao tiếp không chỉ có nói và thể hiện. Giao tiếp còn là lắng nghe. Và thực tế thì lắng nghe lại là kĩ năng quan trọng bật nhất, đó là cả một nghệ thuật. Hãy lắng nghe một cách chủ động, thể hiện sự tôn trọng vơi người nói bằng việc tập trung, cởi mở và khuyến khích họ. Vì bản thân giao tiếp là một sự tương tác nên bạn không thể trông đợi đối phương tiếp thu mình nếu không biết làm điều ngược lại. 

Giao tiếp quốc tế

Những năm gần đây còn xuất hiện một khái niệm khác gọi là ‘giao tiếp quốc tế’. Chúng ta đang sống trong một thế giới đang ngày càng xích lại gần nhau hơn, nơi mà ‘toàn cầu hóa’ đã trở thành khẩu hiệu quen thuộc của từng quốc gia. Tiếng Anh ngày nay đã trở thành ngôn ngữ quốc tế, được sử dụng rộng rãi cả về mặt số người sử dụng cũng như lĩnh vực sử dụng nên cũng đóng một vai trò trung gian hết sức quan trọng trong giao tiếp giữa các nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau.

Tuy nhiên, những gì vốn phù hợp và phải phép trong nền văn hóa này lại có thể bị bị lầm, thậm chí gây khó chịu cho những người đến từ nền văn hóa khác. Một khách du lịch người Canada đã mất gần nửa ngày để gọi taxi trên đường phố Bulgaria chỉ vì anh ta không hiểu rằng ở đây, gật đầu có nghĩa là ‘không’ trong khi lắc đầu lại có nghĩa là ‘có’. Người Pháp thường nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi nói nhằm thể hiện sự chân thành và tôn trọng, trong khi người Hàn Quốc lại xem đó là một cử chỉ bất lịch sự. Ngay cả việc bắt tay, cử chỉ chào hỏi phổ biến nhất của các doanh nhân trên thế giới, cũng thể hiện những nét văn hóa rất khác biệt. Ở Mỹ, người ta thường siết và lắc tay đối phương để tỏ sự tự tin. Người Anh hay lắc tay từ ba đến năm lần. Trong khi người châu Á chỉ bắt tay nhẹ nhàng và từ tốn. Tìm hiểu thông tin và tôn trọng những khác biệt văn hóa đó sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ, thể hiện tinh thần chuyên nghiệp cũng như thiện chí của bạn.

Phải rơi vào hoàn cảnh bất đồng ngôn ngữ một lần mới hiểu được tầm quan trọng của ‘giao tiếp phi ngôn ngữ’ là như thế nào. Bản thân tôi cũng đã từng trải qua một trường hợp như vậy. Đó là một lần trong chuyến giao lưu văn hóa tại Nhật Bản vào 4 năm trước, tiếng anh của người Nhật rất tệ và tôi đã phải mất gần 10 phút múa may tay chân hết cỡ chỉ để hỏi nhà vệ sinh công cộng của công viên nằm ở đâu. Cuối cùng, sau khi đã dốc cạn hết vốn tiếng Nhật ít ỏi của mình, cuối cùng người ta cũng đã hiểu được ý tôi chỉ với 2 chữ ‘WC’. Những gì đơn giản nhất lại là những thứ hiệu quả nhất.

Tổng thống Mỹ Barack Obama cúi đầu chào và bắt tay với Thiên Hoàng Nhật Bản trong chuyến viếng thăm vào tháng 11/2011

Tổng thống Mỹ Barack Obama cúi đầu chào và bắt tay với Thiên Hoàng Nhật Bản trong chuyến viếng thăm vào tháng 11/2011

Dù vậy, một trong những điều gây ấn tượng mạnh mẽ nhất với tôi sau chuyến đi đó chính là nghệ thuật giao tiếp độc đáo và tinh tế của người Nhật. Trong xã hội Nhật Bản, tính từ tiêu cực và gay gắt nhất khi nhận xét về một người nào đó là ‘shitsurei’ – thất lễ, lỗ mãn. Thậm chí, những người Nhật sống ở nước ngoài từ nhỏ và không nói thạo tiếng Nhật còn bị gọi là ‘người Nhật sơ cấp’. Những người này thường phải tham gia các khóa học về tiếng Nhật và văn hóa, nề nếp, ứng xử để có thể hòa nhập với xã hội Nhật Bản tốt hơn.

Cái hay nhất trong giao tiếp của người Nhật nằm ở câu chào hỏi và lời cảm ơn. Mọi người chào nhau và nói cảm ơn ở mọi lúc, mọi nơi, với những người chưa hề quen biết – khi vào thang máy, khi xuống xe buýt, từ quầy thu ngân ở siêu thị cho đến nhà hàng. Khi gọi một ai đó, người Nhật thường ghép thêm từ ‘san’ vào phía sau tên của người đó để thể hiện sự tôn trọng. ‘San’ trong tiếng cổ có nghĩa là ‘sơn’ – ngọn núi. Gọi tên ai đó kèm theo từ ‘san’ cũng có ý nghĩa như bạn đã đặt tên họ cho một ngọn núi. Những nề nếp tưởng chừng như đơn giản, nhỏ nhặt trong giao tiếp hằng ngày như vậy, khi được trân trọng và gìn giữ đã dần hình thành nên một tinh thần, một ý thức chung mạnh mẽ của cả dân tộc Nhật Bản mà cả thế giới đều phải công nhận và thán phục.

‘How to Win Friends & Influence People’

Hầu hết chúng ta đều đồng ý rằng không có nguyên tắc giao tiếp nào là bất biến. Tùy vào môi trường và đối tượng mà xã hội sẽ có những quy ước, chuẩn mực giao tiếp, cũng như những bí quyết riêng. Sau đây là một số nguyên tắc căn bản được công nhận rộng rãi trong giao tiếp giữa môi trường kinh doanh, tổng hợp từ quyển ‘Đắc Nhân Tâm’ của Dale Carnegie, bao gồm:

How to Win Friends & Influence People - DaleCarnegie– Lắng nghe một cách chân thành
– Xưng tên của đối phương trong đàm thoại
– Nụ cười từ trái tim của bạn
– Luôn thể hiện sự tôn trọng
– Nhiệt tình giúp đỡ
– Phải giữ vững chính kiến
– Không sa đà vào tranh biện
– Hiểu rõ thông điệp của đối phương trước khi đối đáp
– Phản biện mang tính xây dựng

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách đúng lúc, đúng chỗ càng tôn thêm hình ảnh của bạn trong mắt người nghe. Những dấu hiệu tích cực như một nụ cười rạng rỡ, ngồi thẳng lưng hoặc hơi nghiêng nhẹ về phía trước sẽ tạo nên một phong thái tự tin. Một người tự tin chân tay thường để yên, và ánh mắt thường nhìn thẳng, kiên định vào người đối diện. Những trạng thái khác nhau biểu cảm trên khuôn mặt sẽ giúp bản thân mình tự tin hơn và dễ thành công hơn trong giao tiếp. Trong đó, đôi mắt được xem như yếu tố bộc lộ rõ nhất cảm xúc của con người. Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm hơn, tự tin hơn, thuyết phục hơn. Còn nụ cười lại là trang sức trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị. Biết sử dụng nụ cười đúng lúc, hợp lý là một nghệ thuật cần được rèn luyện thường xuyên để có thể biểu cảm thông qua các kiểu cười khác nhau. Luôn nở nụ trên môi cũng sẽ tạo được kết quả giao tiếp tốt.

Cử chỉ và điệu bộ trong giao tiếp bộc lộ những suy nghĩ thầm kín, thể hiện được nhiều điều mà lời nói không làm được. Khi không thể diễn đạt được bằng lời nói, tốt hơn hết chúng ta nên sử dụng điệu bộ. Điệu bộ phản ánh chính xác, cảm giác, thái độ và ý định của con người. Trong khi trò chuyện, chúng ta cũng không nên mân mê quần áo, đồ trang sức hay bất kì vật dụng nào, vì điều đó cho thấy cảm giác bối rối hoặc bị phân tán tư tưởng trong quá trình tiếp xúc.

Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật là bí quyết để chúng ta thành công trong cuộc sống và sự việc. Suy cho cùng, giao tiếp là một kĩ năng cần phải rèn luyện mới hình thành. Và cũng như bất kì kĩ năng nào khác, chúng ta hoàn toàn có thể nắm bắt được nó nếu quyết tâm và sử dụng đúng phương pháp. Thực hành là con đường duy nhất đưa bạn đến với nghệ thuật giao tiếp khéo léo. Hãy nhớ rằng, lặp lại một hành động nhiều lần sẽ tạo thành thói quen. Thói quen tạo nên tính cách, và tính cách sẽ tạo nên số phận của bạn!

TRAFFIC IN VIETNAM

ITEC Essay Game 2012 – ‘Think Different’

The traffic problems that we all incur is a real socio on economic dilemma for Vietnam. Many relieving initiatives have been tried and tested but not all have succeeded. Discuss the main causes and offer an original solution to this increasing problem.

There is no doubt that Vietnam has been facing with a crisis of traffic. While railway and river traffic are still underdeveloped and the aviation industry is taking its first steps, the condition of road traffic in major cities has appeared to be the most worrying one. More than 14.500 road accidents, 11.500 casualties, and 2.200 hours of traffic jams each year are frightful figures that reflect the serious consequences – a real ‘socio-economic dilemma‘ for such a developing country like Vietnam. Solutions which mostly focus on repairing and upgrading roads have been proposed and tested, but not all have shown results, proving that the main causes are not only the weakness of the road infrastructure but also people’s civic responsibility.

Traffic Jam on Phu Nhuan District, HCM City (Wikipedia)

Traffic jam on Phu Nhuan Dist., HCM City (Wikipedia)

The Vietnamese seem to be ‘always in a hurry’. People try to be faster than the others, even when they know that it could make everyone slow down. Red lights are often not obeyed, and signs or speed limits are routinely ignored. Riders honk their horns constantly, often for no apparent reason, and observe the rules only when seeing policemen. Most of the people here are undisciplined when travelling and some of them are even irresponsible. Serious traffic violations of reckless and callous lorry drivers have recently caused something of a stir among the public. The problem has become so serious that drivers who follow the rules strictly are some times even looked at like ‘aliens in helmets’… Moreover, poor services and the inconvenience of the bus and coach systems make many people say no to them though they are more saving. It is so clear that the Vietnamese’s awareness of traffic safety really has to be raised as soon as possible.

Higher standard of living and urbanization have led to the increasing number of vehicles. With heavy traffic density and the nightmare of road works. Ho Chi Minh City is now one of the world’s capital of motorcycles. No one can deny that the nationwide poor road condition needs to have an answer, but constructing so many work at the same time could be ‘more haste, less speed’. Moreover, this progress also requires massive and long-term government investment, which becomes another burden on the fledgling economy of the country. To accept the present substructure and try to resolve what lies at the root of this problem maybe the best solution at the moment.

“This is not the first time it has been considered. It has just not been considered in the right way!”

All the incentives to follow the rules, to use public transport, to cycle and walk more, or to avoid drunk driving, etc. did not succeed. The fact is that we have been insisting on mobilizing so much, but almost forgotten about the government’s policies and laws which are more realistic. With people’s low intellectual standard and the current facile riding test, it would be difficult to change their habits without using strict sanctions.

Theoretically, any promulgated laws must not be done by halves, and only appropriate regulations can have deterrent effects. As the famous slogan ‘Think different!’ from Apple Inc. and legendary Steve Jobs, it is about time we had to make people ‘think differently’ and change their own traveling habits: from ‘faster’ to ‘smarter and cheaper’. Therefore, policy approaches should attempt to provide either strategic alternatives or encourage greater usage of existing alternatives through both promotion and restrictions. For example, buses would be more favourable to people if we can just improve the timetabling and greater priority for buses to reduce their journey time. In addition, road tax should be raised, while oil subsidies should be stopped to lessen the amount oil vehicles and prevent oil smuggling. Encouraging online shopping and formalization is another potential remedy, along with tightening the riding licensing. To achieve these aims, mass media combined with education also plays a very essential role. Generally, legislation and promoting can not be separated.

Double-deckers have entered service on Saigon Buses route 6 from China Town in Dist.6 to University of Agriculture and Sylviculture in Thu Duc Dist.

Double-deckers have entered service on Saigon Buses route 6 from China Town in Dist.6 to University of Agriculture and Sylviculture in Thu Duc Dist. (Wikipedia)

Nevertheless, we can not keep telling people what to do without helping them to do it. That means the public transport as the roads also have to be ameliorated, requiring a smart and suitable urban programme. Monorail system and double-decker have been proved to be optimum for the condition of Vietnam and approved by the Department for Transport, which is a positive sign. Overall. making people feel content and reliable with the public transport is still the best relieving way.

Obviously, this complicated equation cannot be solved in a couple of days, and we may have to wait for another decade to see the results of today initiatives. This 2012 is the year of ‘national traffic safety’. And we – the responsible – are the on ly ones who can make a change. Hand in hand, we will do it with patience for a better traffic, and for a better future of Vietnam.